Minuto30.com -. La Contraloría General de Antioquia implementó un portal en tiempo real, único en colombia, que permite verificar todos los contratos, y actividades relacionadas con la entidad; incluso puede accederse por las redes sociales para averigar, denunciar o preguntar sobre el funcionamiento del ente y las diferentes contrataciones del Departamento.
Entre sus objetivos está promover la integridad, transparencia y efectividad de los funcionarios estatales, y estimular la participación ciudadana en el ejercicio del control social.
Igualmente tiene como reto contribuir con el desarrollo del departamento, además de vigilar los recursos, evaluar el impacto real y la necesidad de esas inversiones.
El decreto 1151 del 2008 obliga a las entidades públicas a tener un portal Web y ofrecer a través de él herramientas de participación a la ciudadanía, así como servicios de forma interactiva. Esto en concordancia con las políticas de gobierno en línea impulsadas por la Presidencia de la República.
Asimismo, la actual administración de la Controlaría General de Antioquia, se trazó desde el 2008 cinco líneas estratégicas de gestión, “una de ellas apuntaba a consolidar una sólida y moderna gestión institucional, involucrando la modernización de los elementos para ejercer el control fiscal interno y externo.
Dentro de esta línea se definieron 10 proyectos, entre ellos un plan estratégico de sistemas. Luego de un análisis sobre las prioridades y necesidades para cumplir con los objetivos determinados, concluimos que la mejor opción era implementar una solución tecnológica de vanguardia y lo más importante: integral”, explicó Wilson de Jesús Osorno García, Subdirector de Informática y Telecomunicaciones de la Contraloría General de Antioquia.
Por otra parte, se entendió la necesidad de ofrecer estrategias y herramientas para capacitar a la ciudadanía en temas de control fiscal y aplicaciones para el ejercicio de su control en tiempo real.
Para cumplir con los propósitos trazados en el plan estratégico de sistemas, se activó un programa de actualización de software y hardware en la compañía, el cual se completó en un año. Los computadores de los 300 usuarios de la Contraloría General de Antioquia hoy en día están a la vanguardia, pues cuentan con Windows 7 y Microsoft Office 2007.
“Teníamos equipos con obsolescencia mayor a 36 meses, hoy en día no sobrepasan los 24 meses. Sus procesadores son de última tecnología. También contamos con plataformas actualizadas: Microsoft Exchange 2010, SQL 2008 y Windows Server 2008 R2”, indicó Osorno García.
Igualmente se detectó la necesidad de construir una Intranet corporativa más robusta, pues anteriormente estaba soportada con HTML básico.
Luego de estudiar la situación, el equipo de sistemas y tecnología de la Contraloría General de Antioquia optó por adquirir Windows SharePoint Services (WSS) y Office SharePoint Server (MOSS). “Esta solución permitió mejorar el diseño, la migración y la ampliación de los servicios de nuestra Intranet. Además de centralizar la información, se ganó en control, seguridad y administración”, explicó Elkin Mauricio Gutiérrez Cortés, Contralor Auxiliar de la Contraloría General de Antioquia.
Microsoft Sharepoint permite agilizar los procesos, pues cuenta con asistentes, plantillas y objetos que permiten construir sitios, páginas, listas y formularios en poco tiempo. Adicionalmente se complementa naturalmente con Microsoft Office Communications, también adquirido e instalado en la Contraloría General de Antioquia para facilitar las comunicaciones internas y externas de la compañía.
Aprovechando la actualización tecnológica, la Contraloría General de Antioquia reestructuró, tanto en diseño como en funcionalidad, su portal web. Ahora éste posee las características de los portales Web 2.0, con herramientas y aplicaciones de última generación para impulsar y facilitar la interacción con los usuarios y la comunidad.
“Anteriormente nuestro portal web era muy estático. Los usuarios se comunicaban con la entidad únicamente a través de correos electrónicos. También era difícil encontrar los documentos que subíamos para que la comunidad le hiciera seguimiento a los diferentes procesos.
Por lo tanto decidimos cambiar la estructura y ahora tenemos un portal web con diferentes herramientas para que la comunidad interactúe con la entidad.
Este nuevo servicio de portal Web 2.0 está en plena concordancia con las exigencias del decreto 1158 de 2008, el cual obliga a las entidades públicas a generar espacios de interacción y participación ciudadana online”, comentó Osorno García.
Para el Contralor General de Antioquia, Jorge Rojas Otálvaro: “Este es el sistema de información más completo en el país para hacer seguimiento a la contratación pública porque en él se registra cualquier tipo de contrato independiente de la cuantía y de la forma de contratación”.
Para Osorno García, gracias a la visión de las directivas de la Contraloría General de Antioquia, hoy en día está a la vanguardia en materia tecnológica, lo que le ha permitido “mejorar los procesos internos y la productividad de los funcionaros”.
A pesar de ser una entidad pública, sus estrategias en materia tecnológica la ubican en el mismo nivel que cualquier entidad privada. “Este es un gran elemento diferenciador. La tecnología acompañada de un calificado recurso humano son la fórmula ideal para alcanzar una alta productividad”, indicó Osorno García.
Con la nueva Intranet corporativa los empleados de la Contraloría General de Antioquia acceden a la información con más facilidad, ya que está centralizada y cada área puede crear sus propias bibliotecas. Por su parte, “el área IT ganó en administración, control y seguridad”, indicó Gutiérrez Cortés.
Adicionalmente, con la solución de comunicaciones unificadas de Microsoft se redujeron los costos de desplazamiento, ya que esta solución permite realizar videoconferencias y entablar un contacto directo y fácil entre los diferentes funcionarios.
“Esto nos ha permitido crear la opción de Teletrabajo, en el cual 90 funcionarios están inscritos y pueden trabajar desde sus hogares o desde cualquier otro lugar con conexión a Internet.
Tendrán a su disposición todo el sistema de comunicaciones unificadas y acceder a la información almacenada en la nube. Este concepto nos ha permitido ganar en efectividad y cobertura”, indicó Osorno García.
Otro de los principales beneficios después de la implementación de la tecnología Microsoft, es la puesta en marcha del portal 2.0, ya que ha trazado un importante puente virtual entre la comunidad y la entidad.
“Cualquier ciudadano de algún municipio de Antioquia, por ejemplo de Caldas, podrá inscribirse al portal como ciudadano de Caldas y tener a su disposición la información concerniente a su municipio. Esta información está sincronizada con Twitter y Facebook, por lo tanto recibirán la información sobre cualquier contrato de ese municipio en tiempo real. Con esta estrategia pretendemos generar participación ciudadana y compromiso”, explicó Osorno García.
Al respecto, el Contralor General de Antioquia, comentó: “Ahora sí podemos hablar de democratización de la información y de participación ciudadana y de control social; el ciudadano sólo tiene que saber entrar a Internet para enterarse y hacer seguimiento a los temas que le interesen. Con este sistema serán muchos los ojos que estarán pendientes de cómo se están aplicando los recursos públicos”.
Y agregó: “Somos para la primera entidad de control fiscal en el país que contará con sus procesos misionales automatizados y eso tiene impactos tremendos en la eficiencia y en la capacidad operativa que estamos alcanzando. Hoy hablamos de una cobertura del 100 % de nuestros vigilados cuando en el 2007 se alcanzaba un 33%, en el 2007 se hacían 130 auditorias por año y en el 2010 superamos las 500”.
Además de recibir la información en tiempo real o realizar consultas desde el portal 2.0, los ciudadanos inscritos pueden formular sus quejas o denuncias en línea: “Tenemos un módulo en el que las personas pueden acceder y formular sus quejas por medio de un formulario. Por este mismo medio los funcionarios les dan respuesta”, indicó Gutiérrez Cortés.
El portal 2.0 también sirve como plataforma para realizar capacitaciones en línea, tanto a los funcionarios de la entidad como a la ciudadanía en general. “Con estos campos virtuales buscamos, por ejemplo, capacitar a la ciudadanía en cuanto a temas de contratación para que estén mejor preparados y puedan argumentar mejor sus denuncias”, afirmó Gutiérrez Cortés.
En cuanto a los beneficios detectados por el área IT, Gutiérrez Cortés, resalta tres: “Primero, la integración de la plataforma; segundo, la seguridad, ya que tenemos mayor control sobre los recursos físicos, y tercero, la estabilidad, alcanzada tras la ampliación y actualización de la plataforma, lo que nos garantiza funcionamiento pleno de nuestro portal y plataforma”.
Por su parte el Contralor General de Antioquia concluyó: “Estamos convencidos que estos órganos de control sin tecnología y sin automatización de procesos están condenados a la ineficiencia y su deslegitimación.
Nuestra preocupación es que este año es el último de nuestra gestión y queremos hacer una revisión de nuestro plan de sistemas para presentarlo al Órgano Político Colegiado de nuestro departamento para que se incorpore en una ordenanza como carta de navegación para el inmediato futuro, con el objetivo de que no se pare el proceso”.
Microsoft Sharepoint: Es la plataforma de colaboración empresarial que permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office.
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Luciana Duque | Minuto30.com
2011-09-11
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